外国人雇用状況届出書を電子申請する際の注意点

近年、外国人労働者を雇用する企業は増加しています。経営者や人事担当者にとっては、採用や退職の手続きに加え、法令で義務づけられた「外国人雇用状況届出書」の提出を正しく行うことが欠かせません。

そこで今回は、外国人雇用状況届出書の基本から、電子申請を行う際の注意点までをわかりやすく解説します。

外国人雇用状況届出書とは？

事業主が外国人を新たに雇い入れる場合、または外国人が離職する場合には、「外国人雇用状況届出書」を管轄のハローワークに提出する義務があります。

この届出は、国が外国人労働者の雇用状況を適切に把握し、雇用の安定や不法就労の防止につなげることを目的としています。

ただし、外国人が雇用保険に加入する場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」や「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出することで、外国人雇用状況の届出を兼ねるため、外国人雇用状況届出書を改めて届出書を提出する必要はありません。

外国人雇用状況届出書の提出は義務？

外国人が雇用保険に加入していない場合、雇入れ・離職の都度、外国人雇用状況届出書を提出しなければなりません。

外国人雇用状況届出書の提出期限は、雇入れ・離職のいずれも「翌月末日まで」です。

この提出義務は「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」という法律に基づいており、届出を怠った場合や虚偽の内容を届け出た場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があるので注意が必要です。

外国人雇用状況届出書の提出方法は2種類：書面と電子申請

外国人雇用状況届出書の提出方法には、以下の2つがあります。

• 書面提出：管轄のハローワークに紙で提出
• 電子申請：「外国人雇用状況届出システム」を利用

ここで注意したいのは、電子申請に用いる「外国人雇用状況届出システム」は、e-Govとは異なるシステムという点です。

事業主はどちらの方法でも選択可能ですが、効率性を考えると電子申請を活用するメリットは大きいといえます。

電子申請を行う際の注意点

過去に書面提出したことがある場合は切替が必要

これまでに一度でも書面で届出をしたことがある事業主が電子申請を利用する場合は、事前に「届出方法の切替手続き」を行わなければなりません。

具体的には、「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」という専用の書式を管轄のハローワークに提出する必要があります。

登録メールは24時間以内に対応

申請書提出後、指定のメールアドレス宛に「登録用URL」が記載されたメールが届きます。このURLは有効期限が24時間しかないため、期限内に本登録を完了させなければなりません。

もし、有効期限を過ぎてしまった場合でも、ハローワークに依頼すれば再送してもらうことが可能です。

まとめ

外国人雇用状況届出書は、外国人労働者を雇用・離職させる際に必ず必要となる手続きです。雇用保険に未加入の外国人について、翌月末日までに提出しなければなりません。

また、電子申請を利用する際には「切替手続き」や「24時間以内の登録」といった実務上の注意点があり、ここを見落とすと申請がスムーズに進まない恐れがあります。

人事担当者としては、制度の仕組みだけでなく、こうした実務の流れや注意点を押さえておくことが重要です。必要に応じて、社労士事務所など専門家に相談することで、法令遵守と業務効率の両立が可能になります。