「退職は3か月前までに申し出る」という就業規則のルールは有効？

中小企業の経営者や担当者にとって、従業員の急な退職は避けたいリスクの1つではないでしょうか。「業務の引継ぎができていない」「人員が不足してしまう」「顧客や取引先への影響が大きい」などのトラブルを防ぐために、あらかじめ就業規則に「退職の申し出は3か月前までに行うこと」と定めている企業も多いと思います。

しかし、このような規定について法律上の問題はないのでしょうか？実際に運用する際に注意すべきポイントを、法律の観点からわかりやすく解説します。

法律上、退職の申し出期間は2週間前まで

まず、法律上のルールを押さえておきましょう。民法上、正社員などの期間の定めがない労働者について、「いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と規定されています（民法第627条1項）。つまり、「2週間前までに申し出ればOK」というのが法律の基本的な考え方です。

ここで注意が必要なのは、会社側が就業規則で「3か月前までに申し出ること」と定めた場合でも、就業規則の規定より民法の2週間ルールの方が基本的に優先されるということです。就業規則に長めの申し出期間が書かれていても、法的には従業員が2週間前に申し出れば、会社はそれを拒否できません。

なお、期間によって報酬が定められている場合は、原則として契約期間が満了するまで退職できません（民法第627条2項）。ただし、本人や家族の病気など、「やむを得ない事情」がある場合は、期間満了前でも退職が認められる可能性があります。

就業規則に「退職は3か月前までに申し出る」と規定することは違法？

結論から言えば、就業規則に「退職は3か月前までに申し出る」と規定しても、違法ではありませんが、「効力がない」ということになります。

基本的に就業規則よりも民法の規定が優先されるため、従業員が2週間前に申し出れば、2週間後に労働契約は終了することになりますが、規定すること自体は違法ではないので、従業員に対する「お願い」として、就業規則に規定することは可能です。

ただし、法的な拘束力はありませんので、この就業規則に基づいて退職届の受領を拒否したり、無理に退職日を延ばそうとしたりすると、従業員との間でトラブルになり、損害賠償請求や労働基準監督署からの指導が入るリスクがあるので注意が必要です。

合意退職の場合は期間は自由

民法で定められた「2週間ルール」は、従業員が一方的に退職を申し出る「辞職」に適用されるものです。

一方で、従業員と会社の双方が話し合って、合意のうえで退職するケースもあります。これを「合意退職」といい、この場合、退職までの期間について特別な法律の制限はありません。

つまり、合意退職であれば、いつ退職するか、どのような条件で退職するかは、当事者間の自由です。会社が「業務の都合上、3か月後に退職してもらいたい」と提案し、従業員がそれに納得すれば、3か月後の退職も可能です。

ただし、あまりに長い期間を設定すると、従業員が辞職に切り替えてしまう可能性があります。そのため、合意退職を進める場合でも、1か月程度を目安に設定するのが実務的です。

辞職と合意退職は区別して就業規則に規定しましょう

ここで重要なのは、「辞職」と「合意退職」は別のものだということです。

にもかかわらず、就業規則ではこれらを一括して「自己都合退職」としてまとめているケースが少なくありません。たとえば「自己都合退職の場合、3か月前までに申し出ること」と書かれている就業規則はよく見られます。

こうした曖昧な規定は、結果的に労使間でのトラブルのもとになります。辞職は法律で「2週間前の申し出」が認められており、これに反する就業規則の規定は効力を持たないからです。

そのため、就業規則では、「辞職」と「合意退職」をしっかり区別し、それぞれに適した申し出期間や手続きを就業規則に記載しておくことが望ましいです。

まとめ

従業員の突然の退職によって業務が混乱するのを防ぐために、就業規則に退職の申し出期間を定めることは、企業として当然の配慮です。

しかし、法律上は「辞職」に関しては民法が優先され、従業員は2週間前に退職の意思を示せば、退職が認められます。就業規則にそれ以上の期間を定めても、法的な拘束力はありません。

ただし、従業員に対する「お願い」として、「退職は3か月前までに申し出る」と規定することは問題はありませんし、合意退職であれば退職日を自由に決めることができます。

ポイントは、就業規則を作成・改定する際に、「辞職」と「合意退職」をしっかり区別し、それぞれに応じたルールを明記することです。これにより、不要なトラブルを避け、スムーズな退職対応が可能になります。

中小企業の経営者の皆様には、今回の内容を参考に、自社の就業規則を一度見直してみることをおすすめします。