就業規則の届出方法や必要書類をわかりやすく解説

企業の成長とともに従業員の数が増えると、労働環境の整備が重要になります。特に、常時10人以上の労働者を抱える企業にとっては「就業規則」の作成・届出が法律上の義務となります。しかし、いざ作成・届出を行おうとすると「何を準備すればいいのか」「届出はどのように行えばいいのか」と不安を感じる方も多いでしょう。

この記事では、就業規則の基本から具体的な届出方法、必要書類、注意点までわかりやすく解説します。

就業規則とは

就業規則とは、事業場ごとの労働条件や職場のルールをまとめた社内規定です。簡単にいうと「会社のルールブック」のようなもので、給与、労働時間、休暇、服務規律、懲戒、退職などの基本事項が記載されます。

就業規則を整備することで、従業員は安心して働ける環境が整い、労使間のトラブルを未然に防ぐことができます。労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成と届出が義務付けられており、違反した場合は労働基準監督署からの指摘や30万円以下の罰金が科される可能性があるので注意が必要です。また、作成しただけでは義務を果たしたことにはならず、必ず労基署に届出を行う必要があります。

就業規則の届出方法

就業規則の届出方法には、窓口提出、郵送、電子申請の3つがあります。

• 窓口提出：必要書類を管轄の労働基準監督署に直接持参する方法です。紙媒体だけでなく、CD-Rなどの電子媒体で提出することも可能です。
• 郵送：郵送による届出では、控え返送用の返信用封筒（切手付き）を同封します。また、送付状を添付して内容物と数量を明記することが推奨されています。郵便事故を防ぐため、特定記録やレターパックなど記録付き郵便の利用がおすすめです。
• 電子申請：e-Gov（電子政府の総合窓口）を利用したオンライン申請です。以前は電子署名や電子証明書が必要でしたが、令和3年4月以降は不要となっています。

なお、郵送・電子申請の届出は、各労基署で到着順に処理されます。特に年度末や年末年始は混雑しやすく、処理に時間がかかるため、早めの届出を心がけましょう。

就業規則の届出をする際の必要書類

就業規則の届出に必要な書類は以下の3点です。

1．就業規則（変更）届

就業規則（変更）届は、就業規則の作成・変更を届け出る書類で、厚生労働省のホームページからダウンロード可能です。事業場の概要（事業場名、所在地、労働保険番号など）、改正内容の概要を記入します。

2．意見書

労働者代表の意見を記載した書面です。従業員の過半数が加入する労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴取します。書式は特に決まりがなく、任意の形式で構いません。なお、意見に異議があっても、就業規則の法的効力に影響はありません。

3．就業規則

作成・変更した就業規則を提出します。就業規則全体を印刷して提出することも、新旧対照表や別規定のみを提出することもできます。

持参・郵送の場合は、提出用と控え用のそれぞれ正・副2部を届出します。控え用には、労働基準監督署が受付印を押印して返却してくれます。

就業規則の届出に関する注意点

就業規則の届出に関する注意点を確認しておきましょう。

就業規則の作成・届出の期限はいつまで？

法令上、就業規則の届出期限は明確に定められていません。しかし、届出を怠ると労基署からの指摘や、労使間トラブルが起こる可能性があるため、従業員が10人を超えた時点で速やかに作成・届出を行うことが望ましいです。就業規則の変更を行った場合も同様です。

実務上は、新たな労働条件を導入した場合や法改正があった場合など、従業員に影響が及ぶ場合には、余裕をもって事前に届出まで済ませておきます。

就業規則の作成・届出義務を怠ったらどうなる？

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出が義務です。これを怠ると、30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、罰則だけでなく、就業規則が整備されていないと、労働条件の誤解や認識のずれが発生しやすく、労使間トラブルの原因となります。

就業規則が整備されていない場合、残業代や休暇、退職手続きなどを巡って労使の紛争が起きやすく、その際も企業側が不利になる可能性が高くなります。こうしたリスクを回避するためにも、適切な運用が不可欠です。

就業規則の作成・届出の流れ

一般的な流れは以下の通りです。

1．就業規則の作成：担当部署が厚生労働省のモデル就業規則などを参考に作成します。専門用語や細かいルールに不安がある場合は、社労士などの専門家に相談するのがおすすめです。

2．労働者代表の意見聴取：従業員の過半数が加入する労働組合、ない場合は労働者代表から意見を聴取し、「意見書」を作成します。

3．管轄の労基署に届出：就業規則、意見書、就業規則（変更）届を管轄の労基署に提出します。届出方法は窓口・郵送・電子申請の中から選べます。

4．従業員への周知：届出が完了したら、従業員に就業規則を周知します。社内掲示、イントラネット、冊子配布など、従業員がいつでも確認できる状態にしておく必要があります。

まとめ

就業規則は企業運営において非常に重要な役割を果たします。届出を怠れば法律違反になるだけでなく、労使トラブルの火種にもなりかねません。届出方法は窓口、郵送、電子申請から選べ、必要書類の準備や労働者代表の意見聴取、周知といった流れも踏まえて進めることが大切です。

また、法改正や働き方改革などで就業規則の内容を見直す必要が出てくることもあります。専門家である社労士のサポートを活用しながら、常に最新の状態を保つことが安心・安全な職場づくりの鍵となります。企業の信頼性向上とトラブル防止のため、しっかりと準備・管理していきましょう。