36協定の特別条項とは？書き方や手続きを担当者向けにわかりやすく解説

労働時間の管理は、経営者や人事担当者にとって常に重要なテーマです。特に、繁忙期などでどうしても時間外労働が増えてしまう場面では、「36協定」そしてその中でも「特別条項」への理解が欠かせません。

適切に手続きを踏んでいない場合、知らず知らずのうちに法令違反となり、企業として大きなリスクを抱えることにもなりかねません。本記事では、「36協定の特別条項とは何か」という基本から、書き方や手続き、違反時のリスクまでをわかりやすく解説します。

まず36協定とは

36協定（サブロク協定）とは、労働基準法36条に基づき、法定労働時間を超える時間外労働や休日労働をさせるために、使用者と労働者代表との間で締結する協定のことです。

原則として、労働時間は「1日8時間・週40時間」を超えて働かせてはならないとされています。しかし、実務上は繁忙期対応や顧客対応などで、所定の労働時間を超えて働いてもらう必要が生じます。この「例外」を合法的に行うための仕組みが36協定です。

36協定で定める主な内容としては、次のような項目があります。

• 対象となる労働者の範囲
• 1日・1か月・1年あたりの時間外労働・休日労働の上限時間
• 協定の有効期間

ただし、36協定を締結しても、無制限に時間外労働や休日労働を行わせられるわけではありません。協定には「限度時間」があり、原則として1カ月45時間・1年360時間が上限となります。この時間を超えて時間外労働をさせるためには、いわゆる「特別条項付き36協定」を締結しなければなりません。

36協定の特別条項とは

36協定の特別条項とは、「臨時的・例外的な事情が発生した場合に限り、一定の条件のもとで通常の36協定の上限（限度時間）を超えて時間外労働をさせることができる」と定める部分を指します。

この特別条項にも上限が設けられており、代表的には以下のようなルールがあります。

• 原則：時間外労働は月45時間・年360時間以内
• 特別条項を適用できるのは「臨時的な特別の事情」がある場合に限る
• 特別条項を適用しても、時間外労働は
  • 年720時間以内
  • 複数月平均（2～6か月）で1か月あたり80時間以内（休日労働を含む）
  • 単月の時間外労働＋休日労働で100時間未満
  • 月45時間を超えることができるのは年6か月まで

これらの上限を一つでも超える場合は、法令違反の状態で労働させていると評価される可能性があります。

つまり特別条項は、「無制限に残業させるための逃げ道」ではなく、「どうしても避けられない場合に限定して、厳格な上限と手続き・健康確保措置をセットで運用する仕組み」と理解することが重要です。

36協定の特別条項の書き方

特別条項付き36協定では、所定の様式の中に「特別条項」に関する記載欄が設けられています。ここには単に「忙しいとき」などと抽象的に書くのではなく、法令や通達、ガイドラインの趣旨に沿って、具体的かつ実務に即した内容を記載することが求められます。

特に注意したい主な記載事項は次の3点です。

• 臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合
• 限度時間を超えて労働させる場合の手続き
• 限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉確保措置

以下、それぞれの書き方のポイントを解説します。

「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」は具体的に

ここでは「どのような事情が生じたときに特別条項を適用できるのか」を示します。よく見られる「業務の都合上」「繁忙期のため」といった抽象的な表現だけでは、臨時性・特別性が明確でないと判断されるおそれがあります。

例えば、次のように具体的な事情を織り込んで記載することが望ましいです。

• 大口の受注が短期間に集中したことによる業務量の増加
• システムトラブルや自然災害への対応
• 得意先の急な仕様変更

また、慢性的な人手不足や恒常的な長時間労働の状態を前提とした記載は、臨時性・特別性に欠けるとして不適切とされる可能性があります。

限度時間を超えて労働させる場合における手続き

次に、特別条項を適用して上限時間を超える残業をさせる際に、社内でどのような決裁・協議プロセスを踏むのかを定めます。

典型的には、次のような内容を文章で整理します。

• 部門責任者による申請、及び事業責任者による承認
• 労働組合（または労働者代表者）に対する事前の申し入れ

この手続きが曖昧だと、現場の裁量で特別条項が常態化してしまうリスクがあり適切ではありません。特別条項はあくまで「例外」であるため、通常ルートとは異なる慎重な決裁フローが設けられていることが望ましいといえます。

限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉を確保するための措置

特別条項を適用して時間外労働が増える場合には、労働者の健康確保措置を具体的に講じる必要があります。ここは以下の①～⑩から該当するものを選択し、具体的な内容を記載します。

1. 労働時間が一定時間を超えた労働者に医師による面接指導を実施すること。
2. 午後10時から午前5時の深夜労働をさせる回数を１箇月について一定回数以内とすること。
3. 終業から始業までに一定時間以上の継続した休息時間を確保すること。
4. 労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、代償休日又は特別な休暇を付与すること。
5. 労働者の勤務状況及びその健康状態に応じて、健康診断を実施すること。
6. 年次有給休暇についてまとまった日数連続して取得することを含めてその取得を促進すること。
7. 心とからだの健康問題についての相談窓口を設置すること。
8. 労働者の勤務状況及びその健康状態に配慮し、必要な場合には適切な部署に配置転換をすること。
9. 必要に応じて、産業医等による助言・指導を受け、又は労働者に産業医等による保健指導を受けさせること。
10. その他
    （参照：厚生労働省「36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針」https://jsite.mhlw.go.jp/kyoto-roudoukyoku/content/contents/000325616.pdf）

36協定の特別条項の記載欄には、これらのうち自社で実際に実施できるものを選び、できるだけ具体的に記載します。

例えば「医師の面接指導を行う」だけでなく、「1か月当たりの時間外・休日労働が○時間を超えた場合には、人事部が対象者に面接指導の申出を案内し、申出があった場合は○週間以内に実施する」など、要件や手順まで落とし込んでおくと、実務上も運用しやすくなります。

特別条項付き36協定を締結する手続き

特別条項付き36協定を有効に機能させるためには、単に様式に記入して提出するだけでなく、適切な手続きに沿って締結や届出を行う必要があります。

ここでは、締結にあたって担当者が押さえておきたい手続きの流れを説明します。

労働者代表との協議と特別条項付き36協定の締結

まず、36協定は、使用者と「労働者の過半数で組織する労働組合」または「労働者の過半数代表」との間で締結する必要があります。過半数代表は、経営側の意向で指名するのではなく、労働者からの投票や挙手、推薦など、公正な手続きによって選出されなければなりません。また、役員や管理監督者は原則として過半数代表になれない点にも注意が必要です。

特別条項付きで締結する場合には、特に特別条項の必要性や、通常の36協定との上限時間の違い、健康確保措置の内容などを丁寧に説明・共有しておくことが重要です。

労使間の協議が整い合意ができたら、特別条項付き36協定を締結し、労使双方が署名・押印を行います。

特別条項付き36協定の内容に基づいて就業規則を変更

特別条項付き36協定を運用するにあたっては、就業規則（賃金規程・休憩休日規程など）との整合性を図る必要があります。例えば、次のような点を確認し、必要に応じて就業規則の見直しを行います。

• 所定労働時間や休憩・休日の定めが36協定の前提と矛盾していないか
• 時間外労働・休日労働に対する割増賃金率や支給ルールが明確か
• 深夜業や連続勤務に関する制限・配慮規定が十分か

就業規則の変更が必要な場合には、労働者代表からの意見聴取や、労働基準監督署への届出もあわせて行うことになります。

労働者への周知

特別条項付き36協定を締結したら、会社はそれを従業員に対して周知しなければなりません。また、周知方法は何でもいいというわけではなく、下記のいずれかによる必要があります。

• 常時各作業場（※）の⾒やすい場所へ掲示する、又は備え付ける
• 書面で労働者に交付する
• 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

労働者への周知をしなかったり、周知方法が適切でない場合、特別条項付き36協定の効力が否定され、違法な時間外労働と判断されてしまう可能性があるので注意が必要です。

労働基準監督署への届出

36協定は、締結しただけでは効力が生じず、所轄の労働基準監督署に届出を行う必要があります。特別条項付きの場合も同様で、適切な様式に必要事項を記入し、所轄の労基署へ提出します。

届出先は、各事業所を管轄する労基署で、届出方法は、窓口に持参、郵送、電子申請の3種類があります。

なお、通常の36協定は「様式第9号」、特別条項付きの場合は「様式第9号の2」を使用します。いずれも厚生労働省のウェブサイトからダウンロードすることが可能です。

特別条項に関するよくあるトラブル

特別条項付き36協定に関連して、企業でよく見られるトラブルには、次のようなものがあります。

• 特別条項が常態化しており、毎月のように「特別条項適用」が続いている
• 実態の残業時間が、36協定や特別条項で定めた上限を超えている
• 管理職が協定内容を理解しておらず、現場で独自ルールが運用されている
• 健康確保措置が書面上は整っているものの、実際には実施されていない

これらの問題は、「ひとまず協定を作り、提出して終わり」という運用から生じやすいものです。トラブルを防ぐためには、過去の残業時間や管理者の理解度など、実際の自社の状況をきちんと整理・把握したうえで、特別条項付き36協定を作成・見直ししていくことが重要です。

まとめ

特別条項付き36協定は、繁忙期などのやむを得ない事情に対応するための重要な仕組みですが、適切に活用するためには、36協定の役割や必要な手続きなどを正しく理解して運用することが重要です。ただ、「時間外労働がたくさんできるから」という理由で締結すると、長時間労働の固定化や労基法違反のリスクが高まります。

形式的な届け出にとどまらず、「どうすれば長時間労働を減らせるか」「従業員の健康と生産性を両立できるか」という視点から、36協定と特別条項を活用していくことが、これからの企業には求められています。

自社の36協定の内容や運用に不安がある場合は、専門家に相談し、実態に合った見直しを進めていくことをおすすめします。