会社にとって顧問社労士が必要になるタイミングは？

経営者や人事担当者にとって、労務管理や社会保険に関する適切な手続きや対応は、企業運営において欠かせない重要な要素です。しかし、法規制の複雑さや度重なる法改正により、これらの業務を正確にこなすのは容易ではありません。そのため、多くの企業が顧問社労士との契約を検討しています。

顧問社労士は、社会保険や労働法に関する専門知識を持ち、労務管理のプロフェッショナルとして企業をサポートしてくれます。しかし、どのタイミングで顧問社労士と契約を結ぶべきか、具体的な判断基準がわからない経営者や人事担当者も少なくありません。

そこで今回は、顧問社労士が必要になる具体的なタイミングについて、わかりやすく解説します。これにより、適切なタイミングで顧問社労士を活用し、労務管理の効率化と法令順守を実現する手助けとなるでしょう。

社労士とは？その役割と重要性

社労士とは、社会保険労務士の略称で、社会保険や労働法に精通している「人事・労務管理に対する専門家」です。社労士は、社会保険労務士試験に合格し、一定の実務経験を経た国家資格の取得者です。

社労士の役割は、以下のとおりです。
・社会保険や労働保険に関する申請業務と手続き代行
・給与計算業務
・助成金の申請代行とアドバイス
・就業規則や各種規程の作成・変更・届出
・労務管理の相談指導（コンサルティング）
・裁判外紛争解決手続の代行業務

自社内で従業員の数に応じた人事・労務管理をすべて行う場合、多大な時間と労力がかかります。特に社会保険手続きは、従業員の将来の年金額に影響する重要な業務です。正確な計算と期限内の届出が求められ、この業務を担当する人事・労務担当者には大きな負担がかかります。

こうした負担を軽減するために、多くの企業は顧問社労士と契約を結び、これらの業務を委託しています。顧問社労士は人事・労務管理の専門家であり、豊富な知識と経験を持っています。そのため、法令順守を確保しながら最適な手続きを行うことができ、法改正時にも迅速に対応することができるのです。

顧問社労士が必要になる具体的なタイミング

顧問社労士と契約を結ぶことで、人事・労務担当者がコア業務に集中でき、生産性が向上することは理解できたと思います。しかし、実際に顧問社労士が必要になるタイミングがわからない経営者や人事・労務担当者も少なくないでしょう。

そこで、顧問社労士が必要になる具体的なタイミングについて、4つのケースをご紹介いたします。

最初に従業員を雇用する場合

最初に従業員を雇用する場合、社会保険や労働保険の手続きについて、準備しなければならないことが多くあります。

具体的には、労働条件の明示、雇用契約書の作成、対象の従業員が社会保険や労働保険の加入条件を満たす場合の加入手続き、給与計算の準備、給与計算システムや勤怠管理システムの導入などが挙げられます。

これだけの業務を、経営者自らが法令順守となるように正確な情報を集めながら、時間をかけて行うケースもあるかもしれません。しかし、経営者には他に優先すべき業務が多く、これらの手続きに時間を割くのは効率的ではありません。

このような場合、顧問社労士と契約を結び、専門家に業務を任せることで、経営者は本来の業務に集中することができます。顧問社労士がすべての手続きを法令順守のもと代行してくれるため、経営者は安心して企業の運営に専念できます。

また、労働基準法では、従業員を雇用する企業に対して、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿を法定帳簿として、作成し保存することが義務付けられています。社労士は、人事・労務問題に精通しているうえ、『法定三帳簿』（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の作成業務に関しては、社労士のみが代行することができる独占業務であると法で定められています。このような点からみても、顧問社労士と契約を結び、一任することが安心です。

従業員が増えてきた場合

従業員が増えてくると、顧問社労士との契約を検討する必要性が高まります。

特に従業員が10人を超える場合、就業規則の作成が法的に義務付けられるため、労務管理の専門知識が必要になります。就業規則はインターネットなどで参考文が掲載されていますが、単に作成するだけでは不十分です。法令に則り、かつ従業員とのトラブルを未然に防ぐためには、自社に合った内容であることが重要です。顧問社労士と契約を結び、適切な社内規程を作成しましょう。

労働問題が心配になった場合

事業が成長し従業員が増えると、社会保険や労働保険に関する手続きも複雑になり、その業務負担も大きくなります。また、従業員の数が増えることで、賃金や年次有給休暇、労働時間や残業代に関する従業員からの苦情や、ハラスメントトラブルなど、労務関係のトラブルも増加します。人員が増えるとルールの整備が必要になり、実際の運用と各種社内規定の記載内容との間に乖離が生じることもあります。

このように、実際の運用と就業規則に乖離が生じた場合、就業規則の見直しが必要です。就業規則は本来、問題が生じた際に企業にとって役立つ内容でなければなりません。トラブルを未然に防ぐためにも、適切な就業規則が必要となるのです。

これらの問題を解決するためにも、顧問社労士との契約を検討することが重要です。企業の状況をよく理解してくれる顧問社労士に就業規則などの見直しを依頼することで、法令に則った最適な就業規則の作成支援を受けることができ、企業が労務トラブルを未然に防ぐためのアドバイスも提供してくれます。

社会保険・労働保険に関して相談相手がいない場合

事業の成長に伴い、多店舗展開や海外進出などが視野に入ると、社会保険や労働保険に関する業務量が急増します。事業所ごとに必要な手続きや届出が多くなり、それぞれの店舗や支店での対応が求められます。また、海外進出の場合は、現地の法律に基づいた社会保険の加入手続きが必要となり、さらに専門的な知識が必要です。
経営者や社内の人事担当者がこれらすべての手続きを行うのは大変な負担となり、本来の業務に支障をきたす可能性があります。事業の拡大を考える際には、顧問社労士と契約を結び、煩雑な社会保険や労務管理の手続きを任せることが効率的です。

また、人事労務に関して定期的にわからないことが発生する場合、相談のみの顧問社労士契約をするのも一つの方法です。個別具体的な不明点に対して、インターネットで検索しても正確な答えが見つからないことが多く、法律や参考になりそうな判例の解釈には専門家の知識が必要です。

さらに、キャリアアップ助成金やリスキリング助成金など、各種助成金・補助金の申請手続きに際しても、顧問社労士に依頼し、契約を検討することが有効です。顧問社労士の専門知識を活用することで、企業の成長をサポートし、企業に合った助成金・補助金のアドバイスと申請サポートを受けることができます。

まとめ

今回は、顧問社労士が必要となる具体的なタイミングについて、4つのケースを紹介しました。自社にとって適切なタイミングで顧問社労士と契約を結ぶことで、労務管理がスムーズに進み、トラブルを事前に防ぐことが期待できます。近年では雇用形態が多様化し、労働基準法の改定が随時行われるなど、働く人の権利に注目した動きが増えています。このように労働環境が変化する時代だからこそ、いざという時に相談できる人事・労務管理の専門家である顧問社労士と、契約を結びましょう。

顧問社労士と契約を結ぶことで、定額の顧問料で幅広いサポートを受けられる場合があり、スポット契約よりも費用を抑えられることがあります。依頼内容や事業規模によって費用は異なるため、事前に複数の事務所に相談し、見積もりをもらうことが重要です。また、社労士事務所には得意不得意の分野があります。事務所を選ぶ際には、その特色や自社との相性を確認することが大切です。まずは相談を行い、自社に合った顧問社労士を見つけましょう。